Malwina: Zgadza się, wszędzie tam, gdzie pojawiają się dokumenty, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej możemy mieć do czynienia z procesem przetwarzania danych osobowych. Każdy przedsiębiorca jest zobligowany do archiwizacji dokumentów, w szczególności tych posiadających jakiekolwiek dane osobowe. Proces archiwizacji składa się z pięciu głównych etapów: selekcji dokumentów, ich rejestracji, przechowywania, brakowania (czyli weryfikacji, czy określonemu dokumentowi upłynął termin przechowywania i można go zniszczyć) oraz niszczenia. Z doświadczenia wiem, że największy nacisk firmy kładą na etap przechowywania. Natomiast pozostałe są spychane na dalszy plan. W rzeczywistości przechowywanie jest etapem sprawiającym najmniej problemów, ale niestety to sposób realizacji pozostałych czterech niesie za sobą najwięcej konsekwencji, zarówno prawnych jak i finansowych.

Natalia: Dane osobowe są przetwarzane w różnych celach, a w związku z tym będziemy mieć do czynienia z różnymi terminami retencji danych. Jak określić terminy przechowywania dokumentów?

Malwina: Terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumenty określają odpowiednie akty prawne. Zdarzają się sytuacje, gdy dla jednego rodzaju dokumentów w dwóch aktach prawnych przyjęte są różne terminy przechowywania. W takim wypadku najlepiej skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w danej dziedzinie, by ocenić który termin należy przyjąć. Podam przykład z życia. W ostatnich latach często pojawia się dokumentacja dotycząca korzystania z dofinansowania w ramach programów UE. Jeden z takich programów zakładał, że dokumentację związana z tym dofinansowaniem należy przechowywać przez okres 10 lat… od daty zamknięcia programu, która nie była jeszcze znana. Z kolei zapisy „Ordynacji podatkowej” nakładają na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania tego typu dokumentacji przez 5 lat licząc od roku kolejnego po zamknięciu roku rozliczeniowego. Takie sytuacje zdarzają się stosunkowo często i trzeba zwracać na to szczególną uwagę.

Natalia: Czy terminy przechowywania różnią się są w zależności od nośnika informacji np. papier, chmura, pendrive?

Malwina: Co do zasady nie. Cieszę się, że o to zapytałaś, bo to jeden z „grzeszków” przedsiębiorców względem ochrony danych osobowych. Zgodnie z obowiązującym prawem nie wolno nam przechowywać dokumentów z danymi klientów dłużej niż „ustawa przewiduje”. Dotyczy to dokumentów bez względu na formę nośnika. Jeśli niszczymy oryginał dokumentu, bo jego termin przechowywania upłynął, mamy obowiązek zniszczyć również wszelkie kopie tego dokumentu, np. w wersji elektronicznej przechowywane w chmurze czy na dysku zewnętrznym.

Natalia: Czy mogłabyś podać kilka najpopularniejszych przykładów terminów przechowywania dokumentów?

Malwina: Jeśli mówimy o dokumentach, które posiadają dane osobowe to warto tutaj rozróżnić dane klientów, kontrahentów i pracowników. Dokumenty pracownicze przechowuje się nawet 50 lat (w ostatnim czasie termin ich przechowywania został skrócony do 10 lat, po spełnieniu odpowiednich warunków). Natomiast dokumenty z danymi klientów czy kontrahentów w zdecydowanej większości przechowujemy przez okres 5 lat.

Natalia: Jak zatem najprościej ugryźć archiwizację dokumentów?

Malwina: Nie odkładać jej na „później”! W szczególności, gdy to „później” może nigdy nie nadejść.

Mam świadomość, że proces archiwizacji jest typowym procesem backoffice, nie przynosi zysków, a może jedynie generować dodatkowe koszty. Z punktu widzenia biznesu jest to po prostu kula u nogi. Jednak musimy mieć świadomość, że to właśnie te dokumenty są „dowodem” naszego biznesu. To jest bardzo specyficzna zależność. Bez biznesu nie ma dokumentów, to fakt. Jednak to dokumenty poświadczają status naszego biznesu, zapewniają jego bezpieczeństwo oraz ciągłość działania.

Jeśli prowadzisz firmę samodzielnie, poświęcaj regularnie kilka chwil, by uporządkować dokumenty. Optymalnie jest robić to raz w miesiącu, na początku lub pod koniec, na przykład przy okazji rozliczenia.

Jeśli jednak twoje przedsiębiorstwo jest większe, zatrudniasz ludzi i nie w głowie ci zakopywanie się w papierach, polecam zlecenie tego. Być może ktoś z twoich pracowników będzie mógł się tym zająć, a może lepiej byłoby zatrudnić dodatkową osobę? Rozwiązaniem jest również skorzystanie z usług firm outsourcingowych, które specjalizują się w zarządzaniu dokumentacją.

Natalia: Bardzo dziękuję za rozmowę? Czy chciałabyś coś dodać już na sam koniec? 

Malwina: Również bardzo dziękuję! Na zakończenie chciałam się podzielić metaforą, którą uwielbiam, obrazującą jak ważne są dokumenty w każdej firmie. Archiwum jest jak ośmiornica, jego macki sięgają praktycznie każdego obszaru w przedsiębiorstwie. Nie warto tego ignorować ☺