Mediator jako administrator danych osobowych w ramach mediacji cywilnej

Mediacja jako jedna z alternatywnych metod rozwiązywania sporów cywilnych w ostatnim czasie zyskała na popularności. Mediator jak każda osoba prowadząca działalność przetwarza dane osobowe. Pewne wątpliwości może jednak budzić status mediatora w procesie przetwarzania danych osobowych.

I. Sposób pozyskiwania danych osobowych

Aby móc ustalić status mediatora w procesie przetwarzania danych osobowych w prowadzonych przez niego postępowaniach mediacyjnych należy określić sposób pozyskiwania danych. Pomocne w tym względzie będą rodzaje mediacji.

Wyróżniamy dwa rodzaje mediacji cywilnych: mediacje sądowe oraz mediacje umowne.

Mediacja sądowa jest prowadzona na podstawie postanowienia sądu, które jest wysyłane bezpośrednio do mediatora lub do ośrodka mediacyjnego, które stanowi niejako zaplecze organizacyjno-techniczne mediatora.

Mediacja umowa jest prowadzona na podstawie umowy o mediację i może być zawarta bezpośrednio z mediatorem lub za pośrednictwem ośrodka mediacyjnego.

 

W przypadku mediacji skierowanej przez sąd lub przez ośrodek mediacyjny dochodzi do udostępnienia mediatorowi danych osobowych uczestników mediacji i ich pełnomocników.

W przypadku mediacji umownej, kiedy strony kontaktują się bezpośrednio z mediatorem, źródłem pozyskania danych osobowych są uczestnicy mediacji.

Mediator pozyskuje dane osobowe w sposób bezpośredni (np. od uczestnika mediacji) lub pośredni (np. od pełnomocnika uczestnika mediacji, od uczestnika mediacji o drugim uczestniku mediacji).

 

Kategorie osób, których dane osobowe przetwarza mediator podczas mediacji:

  • Uczestnicy mediacji
  • Pełnomocnicy uczestników mediacji
  • Inne osoby (np. pracownik pełnomocnika, dane osobowe dzieci)

 

„Źródła” danych osobowych:

  • Sąd – Postanowienie sądowe
  • Informacje uzyskane z ośrodka mediacyjnego
  • Uczestnicy mediacji
  • Korespondencja, notatki, akta sprawy
  • Umowa, rachunek (faktura)
  • Protokół wraz z ugodą

II. Relacje zachodzące między mediatorem, sądem lub ośrodkiem mediacyjnym

W dalszej kolejności należy ustalić jaka relacja zachodzi pomiędzy mediatorem a sądem kierującym sprawę do mediacji, mediatorem a ośrodkiem mediacyjnym. W celu ustalenia tych relacji pomocne będą definicje 1) przetwarzania, 2) administratora i 3) podmiotu przetwarzającego.

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

„Przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie (art. 4 pkt 2 RODO).

Więcej na temat przetwarzania zob. przetwarzanie

Kim jest administrator danych osobowych?

„Administrator” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania (art. 4 pkt 7 RODO).

Więcej na temat administratora zob. administrator 

Kim jest podmiot przetwarzający?

„Podmiot przetwarzający” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora (art. 4 pkt 8 RODO).

Więcej na temat podmiotu przetwarzającego zob. podmiot przetwarzający 

Przy ustalaniu statusu mediatora w procesie przetwarzania danych osobowych w mediacji cywilnej bardzo ważne jest ustalenie:

  • W czym imieniu mediator przetwarza dane osobowe?
  • Kto decyduje o celach przetwarzania?
  • Kto decyduje o sposobach przetwarzania?
  • Czy mediator podlega wytycznym lub jakiemuś nadzorowi?
  • Czy mediatora wiążą czyjeś polecenia?
  • Kto decyduje o zakresie przetwarzania danych osobowych?

 

Mediator jako administrator danych osobowych w mediacji

 Dokonując analizy statusu mediatora w procesie przetwarzania danych osobowych w mediacjach cywilnych należy uznać, że zarówno w przypadku mediacji umownej, jak i mediacji sądowej mediator jest administratorem danych osobowych.

Mediator przetwarza dane osobowe pozyskiwane w toku prowadzenia postępowania mediacyjnego w swoim imieniu, albowiem realizuje konkretne zadanie nałożone przez niego przepisami prawa. To właśnie przepisy prawa określają zadania mediatora, które polegają na przeprowadzeniu mediacji, na które składa się szereg czynności (np. począwszy od czynności organizacyjno-technicznych, jak wysyłka korespondencji, kontakt telefonicznych; po zorganizowanie posiedzenia mediacyjnego, dążenie do polubownego rozstrzygnięcia sporu, wspieranie uczestników mediacji przy formułowaniu propozycji ugodowych, spisanie protokołu, w tym ugody i przesłania jej do sądu), których efektem ma być merytoryczne zakończenie sporu. Forma przeprowadzenia mediacji zależy wyłącznie od mediatora i nie jest narzucona przez inny podmiot (np. sąd zlecający przeprowadzenie mediacji). Mediator nie podlega także żadnym wytycznym i nie wiążą go żadne polecenia w zakresie sposobu przeprowadzenia mediacji.  Mediator działa wyłącznie w zakresie ram narzuconych przez przepisy prawa.

W toku mediacji, mediator realizuje rożne cele, tj. podjęcie działań zmierzających do zawarcia i realizacji umowy o mediację, przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, sporządzenia protokołu z mediacji i złożenia go w sądzie, spełnienia obowiązków prawnych nałożonych przepisami prawa (np. wystawienie faktury VAT), prowadzenie bieżącej komunikacji ze stronami, czy wreszcie ustalenie, dochodzenie lub obrony przez ewentualnymi roszczenia. Wskazane powyżej cele wykonuje w swoim imieniu.

Mediator sam decyduje również o sposobach oraz zakresie przetwarzania danych osobowych.  Sam też wybiera odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia tychże danych osobowych.

Z uwagi na to, że w przypadku mediacji sądowej dochodzi do udostępnienia danych osobowych wskazać należy, że przedmiotowe udostępnienie następuje na podstawie przepisów prawa, nie ma zatem konieczności zawierania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy sądem a mediatorem.

Uwaga!

Ciekawa relacja może jednak zachodzić pomiędzy ośrodkiem mediacyjnym a mediatorem. W zależności od rodzaju mediacji oraz ram prawnych określających współpracę między mediatorem a ośrodkiem mediacyjnym (np. regulamin ośrodka mediacyjnego, wzory umów o mediacje, w których mediator zobowiązuje się do przeprowadzenia mediacji zgodnie z regulaminem ośrodka mediacyjnego) nie można wykluczyć sytuacji, w której dochodzi do współadministrowania danymi osobowymi lub powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Warto także wspomnieć, że o sytuacji, gdy mediacja jest prowadzona przez więcej niż jednego mediatora, czyli zespół mediatorów (najczęściej dwie osoby). W takiej sytuacji dochodzi do współadministrowania danymi osobowymi uczestników mediacji i ich pełnomocników.

O ile w przypadku mediacji prowadzonej na podstawie postanowienia sądu lub na podstawie umowy o mediację zawartej bez udziału ośrodka mediacyjnego istniejąca relacja wydaje się być dość prosta, to już w przypadku mediacji prowadzonych przez cały zespół mediatorów i dodatkowo przy udziale ośrodka mediacyjnego relacja ta może mieć bardziej złożony charakter.

Identyfikacja statusu mediatora oraz ośrodka mediacyjnego w procesie przetwarzania danymi osobowymi jest bardzo ważne z uwagi na to, że administrator jest chyba najważniejszym podmiotem w procesie przetwarzania, na którego nałożonego najwięcej obowiązków prawnych. W przypadku wejścia w relację powierzenia przetwarzania danych nie można zapominać o podpisaniu stosownej umowy powierzenia przetwarzania. Natomiast współadministrowanie wiąże się z koniecznością zawarcia umowy o współadministrowaniu danymi.

Na temat współadministrowania zob. współadministrowanie

Na temat umowy powierzenia zob. umowa powierzenia

Ubocznie należy jedynie wskazać, że mediator przetwarza także inne dane osobowe, tj. dane osobowe pracowników i współpracowników, dane osobowe dostawców, dane osobowe pracowników dostawców, dane osobowe osób komunikujących się z administratorem. W przypadku posiadania stron internetowych, czy profili w social mediach – dane osobowe osób odwiedzających te profile itp.

Źródła:

  1. Czy mediator jest administratorem danych? Stanowisko PUODO z 30.06.2020 r. https://uodo.gov.pl/pl/223/1579
  2. K. Ziemianin, RODO w postępowaniu mediacyjnym, w: Ochrona danych osobowych w postępowaniach sądowych i przed organami administracji publicznej, K. Flaga-Gieruszyńska, J. Gołaczyński (red.), Warszawa 2019, s., 74-83
  3. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE z 2016 r., L 119/1 ze zm.), Lex
  4. Komentarz do art. 4 [w:] RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Komentarz, pod red. E. Bielak-Jomaa, D. Lubasz, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2018, Lex

Wzór obowiązku informacyjnego

Konsultacje - porada prawna online

Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych