Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w mediacji cywilnej

Na jakiej podstawie mediator przetwarza się dane osobowe w mediacji cywilnej? Ktoś powie, że proste pytanie, a odpowiedź brzmi na podstawie zgody. Mediacja jest przecież dobrowolna, co oznacza, że obie strony muszą wyrazić zgodę na mediacje.

A co, jeżeli powiem Ci, że to nie prawda? To znaczy oczywiście możesz jako mediator – administrator danych osobowych oprzeć przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), ale sam/a wpędzisz się w kłopoty.  

 

Dlaczego nie warto opierać przetwarzania danych osobowych w postępowaniu mediacyjnym na podstawie zgody?

Podstawowym argumentem jest to, że zgoda może być w każdym czasie cofnięta. Wyobraź sobie sytuację, w której w prowadzonym przez Ciebie postępowaniu mediacyjnym uczestnik postępowania wyraża zgodę na mediację i jednocześnie nie wyraża zgody na przetwarzanie danych osobowych przed mediatora. Trochę dziwna konstrukcja, ale jednak możliwa. I co wtedy? Teoretycznie trzeba by poszukiwać nowej podstawy przetwarzania danych osobowych i spełnić na nowo obowiązek informacyjny wobec uczestnika postępowania (art. 13-14 RODO).

Skoro już teoretyzujemy, to warto pamiętać, że „pierwotna” podstawa przetwarzania danych osobowych (np. właśnie zgoda) nie powinna być zmieniana. Inaczej rzecz ujmując, skoro jako administrator danych osobowych uznaliśmy, że przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody, to w przypadku jej cofnięcia nie powinniśmy tego zmieniać. Brytyjski organ nadzorczy uznał, że pozyskiwanie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest niewłaściwe w sytuacji, gdy osoba ta nie ma realnego wyboru oraz kontroli nad tym, jak przetwarzane są ich dane osobowe. Co więcej, jeżeli po cofnięciu zgody dalej chcesz przetwarzać dane osobowe tylko na innej podstawie, to pozyskiwanie takiej zgody wprowadza w błąd osobę, która Ci jej udziela a nawet może być uznane za działanie nieuczciwe. Wreszcie, co do zasady przyjmuje się, że zgoda jako podstawa prawna przetwarzania powinna być wykorzystywana w sytuacji, gdy administrator nie może oprzeć przetwarzania danych osobowych na innych podstawach prawnych, np. wykonanie obowiązku ciążącego na administratorze, umowa (zob. art. 6 oraz 9 RODO).

Czy rzeczywiście zgoda jest potrzebna?

Zastanówmy się zatem czy rzeczywiście mediator przetwarza dane osobowe w postępowaniu mediacyjnym wyłącznie na podstawie zgody? Aby udzielić odpowiedzi na to pytanie należy wyjść celu w jakim dane osobowe są zbierane (przetwarzane) przez mediatora. Warto zajrzeć do Kodeksu postępowania cywilnego, które reguluje nam postępowanie mediacyjne w sprawach cywilnych.

Mediacja może być prowadzona na podstawie:

1) umowy o mediację

2) postanowienia sądu kierującego strony do mediacji

Art. 183(1) § 1 i 2 KPC

§ 1. Mediacja jest dobrowolna.

§ 2. Mediację prowadzi się na podstawie umowy o mediację albo postanowienia sądu kierującego strony do mediacji. Umowa może być zawarta także przez wyrażenie przez stronę zgody na mediację, gdy druga strona złożyła wniosek, o którym mowa w art. 1836 § 1 KPC.

Zgodnie z przepisami KPC, co do zasady, sąd może skierować strony do mediacji na każdym etapie postępowania (art. 1838 § 1 KPC). Jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, to sąd wyda postanowienie kierujące strony do mediacji. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych uczestników postępowania w postępowaniu mediacyjnym będzie „postanowienie sądu”, a dokładniej zadanie mediatora w postaci przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, które jest realizowane w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).

Kolejne czynności związane z przeprowadzeniem mediacji cywilnej również należy oprzeć na obowiązku prawnym ciążącego na administratorze lub konieczności wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. c oraz e RODO). Dlaczego? Przepisy prawa nakładają na mediatora określone działania. Do takich zadań należy przykładowo obowiązek sporządzenia protokołu z mediacji i złożenia go w sądzie (art. 18312 i art. 18313 KPC). Mediator jako osoba prowadząca działalność, jest również zobowiązany do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji księgowej i sprawozdawczości finansowo – księgowej. Co więcej jako administrator danych osobowych ma obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych. Wszystkie te działania zostały na niego nałożone przepisami prawa. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tych właśnie celach będzie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

Wreszcie w przypadku prowadzenia bieżącej komunikacji, zapewnienia bezpieczeństwa informacji uzyskanych w toku postępowania mediacyjnego lub też ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mediator przetwarza dane osobowe w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, czyli swojego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

 

Kilka słów o szczególnej kategorii danych osobowych

Na zakończenie wspomnę, że relatywnie często w postępowaniu mediacyjnym mamy do czynienia ze szczególną kategorią danych osobowych (tzw. dane wrażliwe), do której należy zaliczyć dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych w postępowaniu mediacyjnym  możemy oprzeć o przepis art. 9 ust. 2 lit. f  RODO w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy lub innych postępowań pozasądowych lub o przepis art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z przetwarzaniem danych szczególnych kategorii, gdy przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

Źródła:

  1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE. L 2016 Nr 119 ze zm.)
  2. Franke, Przetwarzanie danych osobowych w akcjach promocyjnych [w:] Ochrona danych osobowych w marketingu i sprzedaży, pod red. M. Gumularz, P. Kozik, Warszawa 2019, s. 231 i cytowana tam literatura.
  3. K. Ziemianin, RODO w postępowaniu mediacyjnym [w:] Ochrona danych osobowych w postępowania sądowych i przed organami administracji publicznej, pod red. K. Flaga-Gieruszyńska, J. Gołaczyński, Warszawa 2019, s. 74-83.
  4. H. Grendel – Wielisiej, Ochrona danych osobowych w obszarze mediacji. Centrum mediacji gospodarczej przy KIRP, prezentacja.

Wzór obowiązku informacyjnego

Konsultacje - porada prawna online

Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych