WSPÓŁPRACUJ ZDALNIE, PODPISUJ LEGALNIE*

Elektroniczny podpis kwalifikowany 

Przeniesienie biura asystentki do świata wirtualnego to odpowiedź na potrzeby nowoczesnego biznesu. Przedsiębiorcy działający w sieci, m.in. wirtualny asystent(-ka) powinna mieć wiedzę, jak pracując zdalnie podpisywać umowę legalnie, czyli zgodnie z prawem. Bo choć wydaje się to dziwne podpis podpisowi nierówny.

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że pandemia stworzyła podwaliny współpracy na odległość. Nic bardziej mylnego. Epidemia COVID-19 jedynie dynamicznie przyspieszyła rozwój pracy online. Trendy związane z delegowaniem zadań freelancerom w trybie zdalnej pracy oficjalnie zapoczątkowano na początku lat 90. Za pionierki pracy w formie wirtualnej asysty uważa się Anastazję Brice (Anastacia Stacy Brice) oraz Christine Durst. W Polsce praca w trybie zdalnym czy korzystanie z zewnętrznych freelancerów przez wiele lat była kojarzona wyłącznie z korporacjami. Obecnie jednak, między innymi głównie dzięki pandemii, polscy przedsiębiorcy coraz częściej korzystają ze zdalnego wsparcia.

Wirtualne wsparcie

Mianem wirtualnego pracownika czy wirtualnej asystentki określa się osoby, które wspierają innych przedsiębiorców zdalnie, a współpraca zawierana jest na warunkach umowy B2B. Zakres kompetencji wirtualnych asystentek(-ów) odzwierciedla szerokie spektrum działań. Współpraca obejmuje czynności administracyjne (m.in. wystawienie faktur, obsługa korespondencji mailowej, posprzedażowa obsługa klienta, prowadzenie kalendarza) oraz czynności techniczne (m.in. założenie i ustawienie systemu do wysyłki newslettera, konfiguracja wtyczki na stronie internetowej, instalacja certyfikatu SSL, założenie wizytówki w Google).

Prawa autorskie do twórczości wirtualnej asysty

Wraz ze wzrostem popularności zawodu wirtualnej asystentki(-ta) zwiększył się zakres czynności wykonywanych w ramach współpracy zdalnej. Obecnie delegowane zadania objęły także obszar działań kreatywnych. Osoby zajmujące się wirtualną asystą wspierają nie tylko w działaniach techniczno – administracyjnych, ale zajmują się także:

  • tworzeniem grafik lub krótkich nagrań wideo,
  • planowaniem kampanii promocyjnej,
  • przygotowywaniem ofert,
  • składaniem e-booków,
  • przygotowywaniem treści postów do mediów społecznościowych,
  • pisaniem artykułów blogowych,

czy tworzeniem opisów produktów do sklepów online.

Nic więc dziwnego, że w ramach umowy o współpracę zdalną zaczęto dodawać postanowienia regulujące przeniesienie autorskich praw majątkowych. Wszak prędzej czy później efektem pracy wirtualnej asysty będzie utwór chroniony prawem autorskim.

Przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór).

Przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór).

Art. 1 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych

Umowa o współpracę

Zdalne wsparcie wymaga e-rozwiązań. Nic więc dziwnego, że umowy zawierane z wirtualnymi asystentkami(-mi) są zawierane również w formie online – najczęściej przez wymianę skanów dokumentów lub w formacie PDF. Coraz popularniejszym rozwiązaniem staje się również wykorzystanie podpisu elektronicznego.

Forma dokumentowa

Skany dokumentów, dokumenty w formacie PDF czy Word, wiadomości e-mail, audio czy wideo to przykład formy dokumentowej.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Art. 77(2) Kodeks cywilny

Świetnym rozwiązaniem wykorzystania formy dokumentowej okazała się również wymiana dokumentów podpisanych zwykłym podpisem elektronicznym (np. e-podpis Autenti). Jednak należy mieć na uwadze, że niektóre czynności prawne (np. zawarcie umowy) wymagają dla swojej skuteczności formy pisemnej.

Forma pisemna

Forma pisemna jest bardzo często mylona z formą dokumentową. Z formą pisemną mamy do czynienia wówczas, gdy składany jest własnoręczny podpis (np. na umowie).

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Art.  78 § 1 Kodeks cywilny

Wymóg zachowania formy pisemnej stał się dość kłopotliwy przy zdalnej współpracy. Forma pisemna wymusza na kontrahentach fizyczną wymianę papierowej umowy, na której każda ze stron musi złożyć własnoręczny podpis. Wysyłanie papierowych dokumentów w formie tradycyjnej korespondencji jest czasochłonne, a przy licznych współpracach może okazać się także dość kosztowne. Równolegle, bezpieczeństwo prawne wymiany dokumentów w tej formie bywa podawane w wątpliwość.

Forma pisemna pod rygorem nieważności

Niektóre czynności prawne wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przykładem są umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych. W przypadku wirtualnej asysty może to być dodatkowa umowa lub też umowa o współpracy zawierająca już postanowienia regulujące przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w ramach współpracy, czyli jeden z pierwszych dokumentów podpisywanych z nowym klientem. Warto, wiedzieć jak ją podpisać poprawnie!

Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych

Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych to postanowienia umowne, w ramach których twórca przenosi na nabywcę autorskie prawa majątkowe do stworzonego przez siebie utworu. Na przykładzie wirtualnej asysty to wirtualna asystentka przenosi na klienta autorskie prawa majątkowe do stworzonego dzieła (np. grafiki, tekstu, wideo, zdjęcia).

Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Skutkiem jej niezachowania jest to, że do przeniesienia autorskich praw majątkowych po prostu nie dochodzi.

Pomimo rozszerzenia zakresu świadczonych usług w trybie zdalnym oraz dodania w umowie o współpracy online postanowień o przeniesieniu autorskich praw majątkowych, nie każdy zdaje sobie sprawę, że zwykły podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis elektroniczny, to nie jest to samo.

Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych

Czy wystarczy zwykły podpis elektroniczny?

W przypadku większości umów rzeczywiście wystarcza zwykły podpis elektroniczny. Jednak w przypadku umów o przeniesienie autorskich praw majątkowych nie będzie on skuteczny. Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Poznaj podstawowe różnice 

Rodzaj dokumentu

Rodzaj podpisu

Umowa bez przeniesienia autorskich praw majątkowych (np. umowa o współpracy, umowa zlecenia, umowa o dzieło)

  • skan dokumentów
  • zwykły e-podpis

Umowa z przeniesieniem autorskich praw majątkowych (np. umowa o współpracy, umowa zlecenia, umowa o dzieło)

  • własnoręczny podpis
  • kwalifikowany podpis elektroniczny

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (umowa z RODO)

  • skan dokumentów
  • zwykły e-podpis

Umowa o zachowaniu poufności (NDA)

  • skan dokumentów
  • zwykły e-podpis

Dowiedz się więcej na temat rodzajów podpisów elektronicznych i zasad ich wykorzystywania. Pobierz e-booka Autenti pobierz tutaj

Podpis kwalifikowany

Świetnym rozwiązaniem, zarówno dla wirtualnej asysty, jak i dla ich klientów jest kwalifikowany podpis elektroniczny. To przykład formy elektronicznej. Opatrzenie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym sprawia, że zdalnie podpisane dokumenty są poprawnie podpisane w świetle prawa. W praktyce oznacza to tyle, że jeżeli umowa zawiera postanowienia o przeniesieniu autorskich praw majątkowych, to taka umowa może być zawarta przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taką umowę podpisujesz bez wychodzenia z domu, z każdego miejsca na świecie.

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.  2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Art.  78(1)§1 Kodeks Cywilny

6 korzyści wykorzystywania kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

  • Innowacyjność i prostota działania
  • Oszczędność czasu
  • Obniżenie kosztów prowadzenia działalności
  • Możliwość podpisania umowy w dowolnym czasie i miejscu na świecie
  • Bezpieczeństwo – gwarancja integralności dokumentu i weryfikacji podpisującego
  • Ekologia i wsparcie idei #paperless

Podsumowanie

Umowę możesz zawrzeć w dowolnej formie – ustnie, w formie dokumentu, na piśmie czy elektronicznie. Jeżeli jednak umowa zawiera postanowienia o przeniesieniu autorskich praw majątkowych, to umowa musi być zawarta w formie pisemnej.

Strony takiej umowy mają dwa wyjścia. Mogą dokument wydrukować i podpisać własnoręcznym podpisem lub umowę w wersji elektronicznej podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Firma Autenti umożliwia zakup i podpisywanie dokumentów między kontrahentami w zależności od ich potrzeb.

W ofercie firma Autenti posiada:

Oferowane przez Autenti kwalifikowane podpisy elektroniczne pozwalają sprostać wymogom zachowania formy elektronicznej i tym samym pisemnej.

Wirtualna Asystentko, Wirtualny Asystencie zapamiętaj, że gdy forma pisemna wymagana jest pod rygorem nieważności, tylko podpis kwalifikowany jest jak własnoręczny podpis.

Firma Autenti objęła patronat nad tym wpisem. 

Stan prawny na dzień: 18.10.2022 r.

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej, ani opinii prawnej. Zapoznaj się z notą prawną

 

Bibliografia

  1. Autenti, Podpis elektroniczny w Twojej firmie, https://autenti.com/pl/e-book-podpis-elektroniczny-w-twojej-firmie/#kontakt, dostęp 10.10.2022 r.
  2. About Anastacia, https://anastaciabrice.com/about-anastacia/, dostęp 10.10.2022 r.
  3. Virtual Assistants Day – May 19, 2023, https://nationaltoday.com/virtual-assistants-day/, dostęp 10.10.2022 r.
  4. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, tekst jedn. Dz. U. z 2021 poz. 1062 ze zm.
  5. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, tekst jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360

*Użyty w tytule artykułu zwrot „podpisuj legalnie” jest skrótem. Chodzi oczywiście o poprawność zawierania umów o przeniesienie autorskich praw majątkowych.

Autor zdjęcia: Kelly Sikkema, Unsplash, https://unsplash.com/photos/DUiRgwrHKXI,  15.10.2022 r. 

Dodaj komentarz